I. OBJETIVO DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
FRESHCODE es una sociedad comprometida con la seguridad de la información personal sus usuarios, afiliados, beneficiarios, proveedores, empleados y público en general y con la finalidad de dar estricto cumplimiento a la normatividad vigente sobre la protección de Datos Personales, en especial por lo establecido en la Ley 1581 de 2012 , Decreto 1377 de 2013 y demás disposiciones que las modifiquen, adicionen o complementen, se permiten presentar la Política de Tratamiento en materia de protección de Datos Personales (en adelante la “Política”) en relación con la recolección, uso y transferencia de los mismos, en virtud de la autorización que ha sido otorgada por los Titulares de la información. Todas las áreas de FRESHCODE que estén envueltas o de forma alguna involucren el Tratamiento de datos personales, deberán observar y someterse a lo dispuesto en esta Política, en caso de vacío alguno será suplido con la Ley. El presente documento es aplicable a todas las bases de datos que contengan datos personales y que sean objeto de Tratamiento y Protección por FRESHCODE.
En esta Política, FRESHCODE detalla los lineamientos generales que se tienen en cuenta a efectos de proteger los Datos Personales de los Titulares, como la finalidad de la recolección de la información, derechos de los Titulares, área responsable de atender las quejas y reclamos, así como los procedimientos que se deben agotar para conocer, actualizar, rectificar y archivar la información.
FRESHCODE, en cumplimiento del derecho constitucional al Habeas Data, solo recolecta Datos Personales, cuando así haya sido autorizado previamente por su Titular, implementando para tal efecto, medidas claras sobre confidencialidad y privacidad de los Datos Personales.
II. DEFINICIONES PARA EFECTOS DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Para efectos de la presente Política, se tendrán en cuenta las definiciones señaladas en la Ley 1581 de 2012 tal como se transcriben a continuación:
a) Titular: Persona natural o jurídica cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
b) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Para el caso concreto será FRESHCODE S.A.S.
c) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
e) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
f) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.
g) Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
h) Dato semiprivado: El dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas.
i) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, trasferencia, trasmisión o supresión.
j) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el encargado por cuenta del Responsable, conforme a la finalidad autorizada y contenida en la presente política.
k) Políticas de Tratamiento en materia de protección de Datos Personales: Se refiere al presente documento.
l) Dato Sensible: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
III. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
De conformidad con el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, los principios que rigen el Tratamiento de los Datos Personales son:
(a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
(b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
(c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
(d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
(e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
(f) Principio de acceso y circulación restringida: La administración de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos de las disposiciones de la presente política y de los principios de la administración de datos personales, especialmente de los principios de temporalidad de la información y la finalidad del banco de datos. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán ser accesibles por Internet o por otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o los usuarios autorizados conforme a la presente política.
(g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
(h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
IV. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Para dar cumplimiento a la regulación del tratamiento de datos sobre las bases de datos de FRESHCODE, se tomaron las siguientes medidas, según lo dispuesto por el artículo 10 del Decreto 1377 de 2013:
1. FRESHCODE, al momento de la recolección de Datos Personales, solicita una autorización a los Titulares, informado sobre las finalidades especificas del Tratamiento para los cuales se obtiene dicho consentimiento.
La Autorización de tratamiento de datos personales, debe ser obtenida de forma previa, expresa y consentida por parte del Titular, para así dar tratamiento a los datos personales de éste, sin perjuicio de las excepciones legales. La Autorización siempre se regirá por los principios establecidos en la ley y en ésta política. FRESHCODE no requerirá Autorización cuando la ley así se lo permita.
La autorización de los Titulares, podrá manifestarse por: (i) sitios web o (ii) desde la App Freshcode, a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del Titular, los datos no serán almacenado en la Base de Datos.
FRESHCODE, conservará la prueba de dichas autorizaciones de forma adecuada, respetando los principios de confidencialidad y privacidad de la información.
Excepciones legales a la obtención de una autorización: La Autorización del titular debe ser previa, expresa e informada, salvo las siguientes excepciones:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b) Datos de naturaleza pública.
c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
d) Tratamiento de información Autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
V. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
1. Bases de Datos de usuarios
Los usuarios son quienes permiten desarrollar el objeto social de FRESHCODE, por ello es indispensable recolectar, almacenar y utilizar los datos personales de ellos, para en esencia conocer la naturaleza del servicio que se les prestará, los datos personales de los clientes son necesarios para mantener un contacto constante con ellos. Los siguientes son los Datos Personales de los Titulares que son recolectados por FRESHCODE, en desarrollo de su objeto social, e incluidos en sus bases de datos de usuarios : (i) Tipo de documento de identidad; (ii) Número de documento de identidad; (iii) Género; (iv) Nombres y Apellidos; (v) Fecha de nacimiento; (vi) Dirección de domicilio; (vii) tipo de sangre (viii) patologías (ix) alergias (x) Medicamentos Recetados (xi) Celular; (xii) Dirección de correo electrónico; (xiii) EPS; (xiv) Contactos de emergencia.
1.1. Finalidades del Tratamiento de Datos Personales
Los Datos Personales que recopila FRESHCODE, son incluidos en una Base de Datos a la cual tienen acceso el personal de FRESHCODE, en ejercicio de sus funciones, quien se advierte que en ningún caso está autorizado para el Tratamiento de la información para fines diferentes a los aquí descritos:
a) Prestar los servicios de (i) Generar una red de apoyo a gran escala entre los usuarios; (ii) Recolección de información personal para ser brindada en situaciones de emergencia, (iii) Notificación Push por medio de correo electrónico a los contactos de emergencia seleccionados por cada usuario.
b) Informar sobre cambios de nuestros productos o servicios;
c) Evaluar la calidad de nuestros productos y servicios;
d) Adelantar convenios comerciales, eventos o programas institucionales directamente o en asocio con terceros;
e) Proveer nuestros y productos y servicios requeridos directamente o a través de terceros, y recibir retroalimentación;
f) Actividades de georeferenciación y estudios estadísticos;
g) Enviar información sobre actividades desarrolladas por FRESHCODE, o envío de información que se considere de interés a través de diferentes medios;
h) Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran;
i) Soportar los procesos de auditoría de FRESHCODE;
j) Brindar información sobre la programación de servicios, efectuar seguimiento a los mismos y evaluar la prestación de los servicios;
k) Realizar encuestas de satisfacción;
l) Llevar a cabo los trámites de atención de PQR’s presentadas ante FRESHCODE;
m) Celebrar convenios con terceros
La información suministrada por el Titular, solo será utilizada para los propósitos aquí señalados y una vez cese la necesidad del Tratamiento de los Datos Personales, los mismos podrán ser archivados por FRESHCODE en términos seguros a efectos de solo ser divulgados cuando la ley así lo exija.
2. Bases de datos de Proveedores
FRESHCODE, requiere de diversos proveedores de productos y/o servicios, para así cumplir con sus obligaciones contractuales, en esa medida para la contratación de proveedores y para que FRESHCODE, cumpla con sus obligaciones, se deben recopilar ciertos datos personales de:
a) Proveedores.
b) Potenciales proveedores.
Por lo anterior, FRESHCODE, requiere recopilar, almacenar, utilizar, circular, y en general, realizar actividades relacionadas con el Tratamiento de datos personales, que le permitan garantizar el cumplimiento de sus obligaciones y demás actividades para llevar a cabo de forma adecuada, eficiente e íntegra su objeto social. La Base de Datos de proveedores está compuesta principalmente, pero sin limitarse, por:
1. Nombre.
2. Número de identificación tributaria.
3. Datos generales y específicos de identificación de los contactos de cada uno.
4. Actividad económica a la que se dedica
4. Datos de Menores:
El tratamiento de los datos personales siempre debe respetar los derechos de los menores. Para obtener la Autorización, -llegado el caso-, los padres o en su defecto, los representantes legales, tienen la facultad de autorizar o no el tratamiento de los datos personales de aquellos, siempre que:
1. Responda y respete el interés superior de los menores.
2. Se asegure el respeto de los derechos fundamentales de los menores.
3. Se cuente con la debida Autorización del Tratamiento de datos personales del menor por parte de sus padres o, en su defecto, el representante legal; previo ejercicio del menor a su derecho de ser escuchado, teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad del menor para entender el asunto.
6. Tema aplicable a todas las Bases de Datos de FRESHCODE SAS
El Titular al aceptar esta Política, autoriza que los Datos Personales serán utilizados sólo para los propósitos aquí señalados, y entiende que FRESHCODE, no procederá a vender, licenciar, transmitir o divulgar la misma fuera de FRESHCODE, salvo que (i) el Titular autorice expresamente a hacerlo, (ii) sea necesario para permitir a nuestros aliados, empresas afiliados o agentes prestar los servicios que les hemos encomendado, (iii) con el fin de proporcionarle nuestros productos o servicios, (iv) tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración, o (v) según sea requerido o permitido por la ley.
A fin de poner en práctica los propósitos descritos anteriormente, los datos personales del Titular podrán ser divulgados con los fines dispuestos en esta Política al personal de FRESHCODE y demás personas y empresas según corresponda.
Adicionalmente, FRESHCODE, informa que una vez cese la necesidad de tratamiento de los datos, los mismos podrán ser archivados en términos seguros a efectos de que solamente sean divulgados cuando a ello hubiere lugar de acuerdo con la ley. Dichos datos no serán eliminados a pesar de la solicitud del Titular, cuando la conservación de los mismos sea necesaria para el cumplimiento de una obligación.
VI. PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
Los Datos Personales que son incluidos en la Base de Datos de FRESHCODE, provienen de la información recopilada en ejercicio de las actividades desarrolladas en razón de los vínculos comerciales o de cualquier otra índole con usuarios, proveedores y/o público en general.
Canales tales como nuestro sitio web, redes sociales, encuestas de satisfacción y de servicio, mensajes electrónicos y aliados comerciales, entre otros, son los medios a través de los cuales FRESHCODE, obtiene los Datos Personales a que hace referencia la presente Política.
Las Bases de Datos, cuya administración tiene FRESHCODE, están sujetas a estrictas medidas de seguridad, cuyo cumplimiento debe ser garantizado por FRESHCODE. Las Bases de Datos que constan en archivos electrónicos bien sea en los computadores del personal o en el back-up de FRESHCODE, están protegidas por contraseñas, las cuales sólo pueden conocer los empleados que requieran acceder a éstas para el ejercicio ordinario de sus labores. Cualquier clase de vulneración o amenaza a las bases de datos debe ser informada inmediatamente al área de sistemas y el área administrativa, quienes deberán informar de la forma más expedita a la Superintendencia de Industria y Comercio.
Procedimiento para conocer, actualizar, rectificar, suprimir información o revocar la Autorización:
En aras de proteger y mantener la confidencialidad de los Datos Personales de los Titulares, FRESHCODE, determina que el procedimiento para atender peticiones, consultas o reclamos por parte de Titulares Las peticiones, quejas, reclamos, las solicitudes de actualización, Supresión de datos, felicitaciones, agradecimientos, junto con la solicitud de la revocatoria de la Autorización, serán recibidas en:
(i) Al correo electrónico: a@freshcode.com.co
(ii) Diligenciamiento del Formulario Felicitaciones, agradecimientos, peticiones quejas y reclamos “FAPQRS”, el cual se encuentra disponible en la página web de FRESHCODE., en el link: WWW.FRESHCODE.COM.CO
Estas solicitudes, serán atendidas y tramitadas bajo el siguiente procedimiento:
1. Consultas. Las consultas serán atendidas en el término legal otorgado para tal fin. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días hábiles a partir de la fecha de recibo de la consulta, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
2. Reclamos, actualizaciones o rectificaciones: El Titular puede presentar reclamos, actualizaciones o rectificaciones cuando la información deba ser corregida, suprimida o actualizada, y/o en caso de que FRESHCODE, esté incumpliendo con los deberes contenidos en esta política o la ley. El reclamo cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
a. En el reclamo debe indicarse la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y los documentos que se quieran hacer valer.
b. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de tres (3) días hábiles e informará de la situación al interesado.
c. Una vez recibido el reclamo completo, éste se catalogará como “reclamo en proceso” y el motivo del mismo, en un término no mayor a tres (3) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
d. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
3. Petición de archivo o inhabilitación de datos: El Titular de los datos personales tiene el derecho de solicitar su archivo o inhabilitación en cualquiera de los siguientes eventos:
a. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
b. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
c. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.
Este archivo de información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, bases de datos o Tratamientos realizados por FRESHCODE. No obstante, lo anterior, FRESHCODE podrá negar el archivo de los datos cuando:
d. El archivo o inhabilitación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
VII. INFORMACIÓN Y MECANISMOS DISPUESTOS POR FRESHCODE S.A.S.
COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
| FRESHCODE | |
| Razón social | FreshCode sas BIC |
| Nit | 901597528-7 |
| Domicilio | Armenia – Quindio |
| Dirección | Calle 23 No 13-10 |
| Teléfono | Armenia: 320 665 4239 |
| Página Web | www.freshcode.com.co |
VIII. ÁREA RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
El Área de Atención al usuario, será la encargada de recibir las peticiones, quejas o reclamos de los Titulares de los Datos Personales. Esta área se encargará de realizar el manejo interno que sea necesario a efectos de garantizar una respuesta clara, eficiente y oportuna al Titular del Dato.
IX. DERECHOS DEL TITULAR DEL DATO PERSONAL
De conformidad con el art. 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los Datos Personales tendrá los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;
c) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
d) Revocar la autorización y/o solicitar el archivo del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
e) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
De conformidad con el art. 20 del Decreto 1377 de 2013, los ejercicios de los Derechos antes mencionados podrán ser ejercidos por:
1. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
4. Por estipulación a favor de otro o para otro.
5. Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
X. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
De conformidad con el art. 17 de la Ley 1581 de 2012, el Responsable del Tratamiento tendrá los siguientes deberes:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
k) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
l) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
m) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
XI. VIGENCIA DE LA POLÍTICA
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales de FRESHCODE, rige a partir del 22 de febrero de 2021.
Los Datos Personales o bases datos sujetas a Tratamiento, estarán vigentes por el término contractual que tenga el producto o servicio, durante el período en el que subsista la finalidad para la cual fueron recopilados, más el término que establezca la ley.
XII. OTRAS DISPOSICIONES
1. FRESHCODE para efectos del Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y adolescentes, la Compañía respetará el interés superior de estos y, además, asegurará el respeto de sus derechos fundamentales. Adicionalmente, FRESHCODE solicitará autorización del Representante del niño, niña o adolescente a efectos de efectuar el Tratamiento de sus Datos Personales.
FRESHCODE
Fecha: 22/02/2021